3 dicas rápidas para aumentar a sua produtividade!
julho 26, 2020
Faça a sua TO DO LIST
Primeira coisa é fazer uma lista de TUDO o que você precisa fazer na próxima semana desde tarefas profissionais, da casa, coisas pessoais (você precisa aparecer na sua lista de tarefas), tudinho o que precisa ser feito.
Big Win
Com a sua lista em mãos você vai determinar o Big Win da semana, aquela tarefa mais importante de todas, que se você só concluir ela a semana será produtiva mesmo assim sabe? Se tiver mais de uma tarefa super importante tudo bem, mas o importante é prioriza-las e descobrir os big wins da semana.
Feito isso você vai distribuir as tarefas de acordo com os prazos de entrega e os seus horários nos dias da semana. Coloque o big win para ser feito primeiro nos horários mais cedo e de preferência na segunda ou na terça-feira, assim, se você terminar primeiro você já vai se sentir produtivo e o restante flui mais fácil.
Dica da Natália: Eu gosto de programar a segunda e a terça-feira bem detalhadamente, mas a partir de quarta-feira deixo alguns horários "Livres" para caso apareça algum imprevisto ou alguma tarefa esteja atrasada, assim tem tempo hábil para resolver.
Normalmente temos uma tendência a empurrar o mais importante para o final, colocando na frente tarefas de baixa prioridade ou que são superficiais, então priorizando realmente o big win do dia e os semanais você vai ver que vai ter mais tempo livre!
Método Pomodoro
É uma técnica que eu uso quando não estou conseguindo me concentrar em uma coisa de cada vez e por mais que eu goste de pensar que sou multitarefas eu sei que eu rendo muito mais quando minha atenção esta 100% em uma atividade.
Por que ela funciona? Porque condicionamos nosso cérebro a trabalhar em pequenos intervalos e estimulamos ele com pequenos intervalos de descanso, calma que eu explico.
Na imagem a cima, temos o exemplo de um ciclo de 1 pomodoro, onde você vai trabalhar durante 25 minutos, fazer uma pequena pausa de 5 minutos, trabalhar mais 25 minutos mais uma pausa de 5 minutos, trabalhar mais 25 minutos mais uma pausa de 5 minutos e mais 25 minutos de trabalho e ai uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
Existem vários aplicativos que já vem com esse esquema pronto, mas eu confesso que utilizo apenas o timer do celular mesmo.
Se o timer do intervalo tocar e você estiver no gás finalizando uma tarefa, tudo bem pausar ele e terminar seu raciocínio, é o que eu normalmente faço, afinal o objetivo principal é você conseguir se concentrar em uma unica tarefa.
Tríade do Tempo
Essa foi a técnica que eu mais gostei não conhecia e achei bem legal para utilizar a cada 15 dias para verificar a nossa produtividade. Essa técnica divide as atividades em: Importantes, urgentes e circunstanciais.
Importantes: Todas aquelas que trazem resultados efetivos em sua vida, varia de pessoa para pessoa.
Urgentes: Toda tarefa que precisa ser executada imediatamente e que se não for feita pode gerar algum problema.
Circunstancial: É toda atividade que você é levado a fazer independente da sua vontade.
Segundo essa técnica o ideal é que 70% do nosso tempo esteja focado em tarefas importantes, 20% em tarefas urgentes e 10% em tarefas circunstanciais.
Para descobrir como esta o seu tempo faça o teste abaixo
Responda as 18 perguntas com: 1. Nunca, 2. Raramente, 3. Às vezes, 4. Quase sempre e 5. Sempre.
Perguntas
- Costumo ir a eventos, festas ou cursos, mesmo sem ter muita vontade, para agradar outras pessoas (chefe, meus amigos ou família)
- Não consigo realizar tudo que me propus fazer no dia e preciso fazer hora extra e levar trabalho para casa
- Quando recebo um novo e-mail, costumo dar uma olhada para checar o conteúdo
- Costumo visitar com regularidade pessoas relevantes em minha vida como amigos, parentes e filhos
- É comum aparecer problemas inesperados no meu dia a dia
- Assumo compromissos com outras pessoas ou aceito novas posições na profissionais, mesmo que não goste muito da nova atividade, se for para aumentar meus rendimentos ou obter uma promoção
- Tenho um tempo definido para dedicar a mim mesmo e nele, posso fazer o que quiser
- Costumo procrastinar, deixar para fazer relatórios, imposto de renda, compras de Natal, estudar para provas e outras tarefas perto do prazo de entrega
- Nos dias de descanso, costumo passar boa parte do dia assistindo à televisão, jogando ou acessando a internet
- Faço um planejamento por escrito de tudo que preciso fazer durante a minha semana
- Posso afirmar que estou conseguindo realizar tudo que gostaria em minha vida e que o tempo está passando na realidade correta
- Costumo participar de reuniões sem saber direito o conteúdo, o porquê devo participar ou a que resultado aquele encontro pode levar
- Consigo melhores resultados e me sinto mais produtivo quando estou sob pressão ou com o prazo curto
- Quando quero alguma coisa defino esse objetivo por escrito, estabeleço prazos em minha agenda, monitoro os resultados obtidos e os comparo com os esperados
- Leio muitos e-mails ou mensagens desnecessários, com piadas, correntes, propagandas, apresentações, produtos e etc
- Estive atrasado com minhas tarefas ou reuniões nas últimas semanas
- Faço esporte com regularidade, me alimento da forma adequada e tenho o lazer que gostaria
- É comum reduzir meu horário de almoço ou até mesmo comer enquanto trabalho para concluir um projeto ou tarefa
Some as pontuações total dos conjuntos A, B e C.
A - soma das respostas das questões: 1,3,6,9,12 e 15
B - soma das respostas das questões: 4,7,10,11,14 e 17
C - soma das respostas das questões: 2,5,8,13,16 e 18
Calcule a soma total A+B+C
% de tarefas importantes = (Total B x 100) / Total geral
% de tarefas urgentes = (Total A x 100) / Total geral
% de tarefas circunstanciais = (Total C x 100) / Total geral
Como ficou sua pontuação? Me conta nos comentários
A média brasileira é de 30% para atividades importantes, a minha ficou 45% para importância e 27,5% para as outras duas, já tomei um susto e coloquei as prioridades em dia, daqui 15 dias quero repetir e espero que os resultados melhorem.
Espero que essas técnicas te ajudem como já estão me ajudando, se você tiver mais alguma me conta e pau na máquina!
2 comentários
O resultado me surpreendeu, o meu deu: B- 38,29 A- 23,40 e C- 38,29.
ResponderExcluirFicou assustada kamila? Eu fiquei chocada! Vou refazer o meu no final do mês e espero que mude!
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